Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fout en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap.

In overeenstemming met de reguliere controlcyclus heeft Corporate Control de VIC uitgevoerd over de periode januari tot en met december 2022. Wij rapporteren in de onderstaande paragraaf fouten en onduidelijkheden boven de rapporteringstolerantie van € 200.000.

Samenvattend Beeld

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden bedraagt € 3,473 miljoen. Er zijn geen onduidelijkheden. Gespecificeerd per proces zijn deze in onderstaande tabel weergegeven:

Bevindingen per proces nader toegelicht

1. Inkoop en aanbestedingen

Bevindingen

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden is € 2.201.000. De onrechtmatigheden betreffen reeds lopende contracten van voorgaande jaren (totale omvang € 1.392.000). De gemeente Haarlemmermeer neemt in overeenstemming met voorgaande jaren de daadwerkelijke kosten in het boekjaar ingevolge deze contracten als onrechtmatigheid.

In 2022 zijn twee nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd zijnde de opdrachtverlening voor schoolcoaches en de opdrachtverlening voor het hergebruik van audiovisuele middelen in gemeentekantoor de Beukenhorst. De opdracht voor schoolcoaches is voor een periode van vijf maanden verlengd bij de huidige leverancier. De reden is een onvoorziene vertraging in het opgestarte aanbestedingstraject voor schoolcoaches, dit was hierdoor niet voor 31 december 2022 afgerond. Het is vanuit bedrijfsmatig oogpunt onwenselijk om gedurende vijf maanden geen ondersteuning te hebben van schoolcoaches. Het college heeft besloten om deze opdracht onderhands te verlengen en de financiële onrechtmatigheid die daaruit voortvloeit ad. € 580.000 voor 2022 te accepteren (2022.0001894).

De opdracht voor het hergebruik van audiovisuele middelen in gemeentekantoor Beukenhorst vereiste gezien de omvang van de verwachte uitgaven een Europese Aanbesteding. De opdracht is echter onderhands verleend vanwege de relatief korte periode tussen de besluitvorming over het nieuwe gebouw en de resterende tijd voor de inrichting. Alle uitgaven betreffende deze afgesloten opdracht zijn onrechtmatig tot een bedrag van € 228.000.

Geïnitieerde acties

De onrechtmatigheden zijn incidenteel voor het boekjaar 2022 en vereisen geen aanvullende maatregelen om deze in de toekomst te voorkomen.

Opvang vluchtelingen uit Oekraïne

Na de inval van Rusland in Oekraïne is een grote stroom Oekraïense vluchtelingen naar West-Europa gekomen. Haarlemmermeer vangt sinds februari 2022 een deel van de vluchtelingen op. Deze opvang is in korte tijd geregeld en bestond in eerste instantie uit opvang bij particulieren thuis en in hotels. Op dit moment vangt de gemeente nog 630 personen op (naast de mensen die door particulieren worden opgevangen). Hiervan verblijven er 159 op semi-permanente plekken en 471 in hotelopvang. Als er mogelijkheden zijn om mensen uit hotels naar een (semi-) permanente locatie te verhuizen, wordt dat gedaan. De accountant heeft afgelopen jaar aangegeven begrip te hebben voor de onmogelijkheid om voorafgaand aan het opvangen van vluchtelingen de opdracht aan hotels aan te besteden.

De opvang van Oekraïense vluchtelingen is aanbestedingsplichtige dienst. Tot 1 april 2023 is er sowieso sprake van dwingende spoed bij het aangaan van contracten voor het opvangen van Oekraïense vluchtelingen. Gegeven de dwingende spoed wordt tot de genoemde datum aan de aanbestedingsregels voldaan.

Na 1 april 2023 is de noodzaak om opvangplekken te realiseren voor ontheemde Oekraïners nog steeds aanwezig. Vanuit humanitair oogpunt is rust in de opvang van deze mensen gewenst. De gemeente Haarlemmermeer is daarom voornemens om de lopende contracten met de hotels te verlengen tot en met 31 december 2024. Hiermee wordt geaccepteerd dat er mogelijk sprake kan zijn van een financiële onrechtmatigheid.

De voorgenomen besluitvorming is opgenomen in een collegenota, waarin de volgende punten zijn opgenomen:

1. in te stemmen met het verlengen tot 1 januari 2024 van de overeenkomsten waarin de opvang van Oekraïense vluchtelingen wordt geregeld en te aanvaarden dat hierdoor de kans kan ontstaan op een financiële onrechtmatigheid;

2. een mogelijke financiële onrechtmatigheid te verwerken in de jaarstukken 2023;

3. de raad schriftelijk te informeren over deze besluitvorming.

Op basis van de huidige informatie kunnen wij niet inschatten of een nieuwe verlenging van de lopende opdrachten nog steeds kwalificeert als dwingende spoed waardoor geen sprake is van een financiële onrechtmatigheid. Mogelijke onrechtmatigheden worden gerapporteerd in de voorjaars- en najaarsrapportage en tevens de rechtmatigheidsverantwoording 2023.

Geïnitieerde acties

Gegeven het feit dat nog geen sprake is van een financiële onrechtmatigheid zijn aanvullende acties op dit moment niet noodzakelijk.

2. VIC Sociaal Domein

Deelproces Uitkeringen Bijzondere Bijstand Collectieve Zorgverzekering

Bevindingen

De gemeente Haarlemmermeer geeft de doelgroep minima (maximaal 120% bijstandsnorm) de gelegenheid om gebruik te maken van de gemeentepolis. Hierdoor wordt de aanvullende zorgverzekering door de gemeente betaald. Om in aanmerking te komen moet een inwoner een aanvraag indienen via de landelijke website Gezondverzekerd.nl. Indien de beantwoording aan de voorwaarden voldoet, kan de inwoner een collectieve zorgverzekering afsluiten bij Univé of Zorg & Zekerheid. Wij toetsen als gemeente niet of de inwoner de aanvraag naar waarheid heeft ingevuld. Tevens worden geen onderliggende documenten opgevraagd.

De toetsing van de rechtmatige toekenning van de gemeentepolis vindt tot heden achteraf steekproefsgewijs plaats. De uitkomst van deze controle toont aan dat ongeveer 20% van de begunstigden geen recht heeft op een vergoeding voor de aanvullende zorgverzekering.

Geïnitieerde acties

Naar aanleiding van de bevindingen zijn acties geïnitieerd om deze onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen. Ten eerste wordt prolongatie van de zorgverzekeringen beperkt tot uitkeringsgerechtigden. Andere begunstigden dienen jaarlijks opnieuw een aanvraag in te dienen via Gezondverzekerd.nl. Onderbouwing van de aanvraag aan de hand van bewijsstukken is noodzakelijk om deze definitief af te ronden. Ten slotte wordt de aanvrager via de website pro-actief geïnformeerd over de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een bijdrage voor de aanvullende verzekering.

Naast deze geïnitieerde acties worden alle nieuwe aanvragen achteraf steekproefsgewijs gecontroleerd. De uitkomsten van deze steekproef zijn mogelijk aanleiding om het proces nog verder te verscherpen.

3. Voorziening verlofsparen

Wij hebben met ingang van het boekjaar 2022 een voorziening verlofsparen opgenomen. Met deze verantwoordingswijze is invulling gegeven aan een uitspraak van de commissie BBV. De uitspraak van de commissie is in januari 2023 geactualiseerd waarbij nader is gediend dat een voorziening slechts is toegestaan voor geoormerkt spaarverlof en bovenmatig bovenwettelijk verlof met een ongelijke omvang. Wij hebben voor de bepaling van de omvang van de voorziening uitgangspunten gedefinieerd om het bovenmatige bovenwettelijke verlof te bepalen. De gehanteerde uitgangspunten resulteren in een berekende voorziening van € 560.000. De accountant acht de inschatting van het bovenmatig bovenwettelijk verlof te laag, waardoor sprake is van een controleverschil van € 1.025.000. Wij zullen in 2023 onderzoeken of we richtlijnen opstellen met betrekking tot het maximale bovenmatig bovenwettelijk verlof en het spaarverlof. Deze richtlijnen zullen bijdragen aan een meer getrouwe inschatting van de omvang van de voorziening verlofsparen ultimo 2023.

Frauderisicoanalyse

Onze gemeente kent diverse instrumenten en regelingen ter voorkoming van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik. Er is een regeling Misbruik & Oneigenlijk gebruik (2020.000423) en er is daarnaast onder meer een gedragscode en een regeling integriteitmeldingen. Jaarlijks wordt een jaarverslag integriteit opgesteld. Ook in de processen, procedures en interne controles is er aandacht voor de voorkoming van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik en er is aandacht voor risicomanagement in brede zin. De gemeente heeft in 2022 een frauderisicoanalyse opgesteld als aanvulling op de eerder genoemde instrumenten en regelingen. De frauderisicoanalyse geeft inzicht in het begrip fraude, de geïdentificeerde risico's en de aanwezige beheersmaatregelen om deze risico's te beperken. Het document dient als kader voor de planning, uitvoering en het testen van beheersmaatregelen om mogelijke frauderisico’s te mitigeren. De frauderisico wordt cyclus herijkt, de periodiciteit is opgenomen in de financiële verordening.

Bij het opstellen van deze overkoepelende frauderisicoanalyse is uitgegaan van recent vastgestelde risicoanalyses, waaronder met name de weerbaarheidsscan, de risico-analyse Dreigingsbeeld Haarlemmermeer en de procesbeoordelingen Verbijzonderde Interne Controle. Bij het opstellen van de analyse zijn geen nieuwe frauderisico's geïdentificeerd. De toetsing van de beheersmaatregelen vindt plaats binnen de Verbijzonderde Interne Controle en bij het actualiseren van deze overkoepelende frauderisicoanalyse. In 2022 is geen medewerkersfraude geconstateerd.

Hackincident

Onze gemeente is in 2022 geconfronteerd met een hack waardoor cybercriminelen voor een korte periode toegang hadden tot de mailomgeving en een bedrag van € 118.000 hebben buitgemaakt.

Na ontdekking van het incident is intern een onderzoek gestart en is daarbij de hulp ingeschakeld van een forensisch onderzoeksbureau gespecialiseerd in cybersecurity. Naast het forensische onderzoek is er aangifte gedaan bij de politie, en is er uit voorzorg en wettelijke plicht een data-lek gemeld bij de autoriteit persoonsgegevens.

Uit het forensisch onderzoek is geen enkele aanwijzing naar voren gekomen dat mogelijk sprake zou zijn van fraude door een medewerker van de gemeente Haarlemmermeer. Om de weerbaarheid van de gemeente Haarlemmermeer bij dit soort incidenten te verhogen is onder leiding van Corporate Control een validatie uitgevoerd van een eerder in dit jaar door onze IT-afdeling uitgevoerde nulmeting op de huidige getroffen maatregelen en de kwaliteit van de IT-beheersing. Op basis van de rapportage van het forensisch onderzoek en de validatie is actieplan opgesteld waarmee inzichtelijk is gemaakt waar de grootste risico’s en kansen liggen voor onze organisatie en waar we komende tijd mee aan de slag moeten om ons weerbaarder te maken tegen de cyberdreiging.