Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheids-verantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
De rechtmatigheidsverantwoording is conform de wet-en regelgeving van het BBV opgenomen bij de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering moet op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van afspraken met de raad aanvullende informatie worden opgenomen over de financiële rechtmatigheid.

Samenvattend Beeld

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden bedraagt € 27,3 miljoen. Er zijn geen onduidelijkheden. De geconstateerde onrechtmatigheden betreffen:

Begrotingscriterium

De begrotingsonrechtmatigheden zijn niet toegelicht in deze paragraaf bedrijfsvoering. Voor meer informatie over de afwijkingen van de baten en lasten ten opzichte van de begroting, verwijzen wij naar de financiële analyses bij de programma's. De overschrijdingen van de lasten kwalificeren als acceptabel daar deze passend zijn binnen het vastgestelde beleid. Zie voor een toelichting het onderdeel begrotingsonrechtmatigheden van de jaarrekening. Daarnaast is de raad conform de Financiële verordening 2023, inclusief eerste wijziging, tijdig in kennis gesteld van de afwijkingen ten opzichte van de begroting, waardoor de onderschrijdingen van de lasten en de onder- en overschrijdingen van de baten rechtmatig zijn.

Voorwaardencriterium

In het proces aanbestedingen is voor € 15.674.000 aan overtredingen van vigerende wet- en regelgeving geconstateerd. De dossiers boven de rapporteringsgrens van € 200.000 worden hier toegelicht.

Meerjarige contracten

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden voor 2024 is € 552.300 ingevolge lopende contracten uit voorgaande jaren. De raad is hier eerder per brief over geïnformeerd (X.2021.00827) en wij hebben besloten om deze onrechtmatigheden om moverende redenen te laten voortbestaan.

Opvang ontheemden uit Oekraïne

De opvang van de ontheemden uit Oekraïne heeft ook in 2024 deels plaats in hotels waarmee in 2022 overeenkomsten zijn afgesloten voor het begrotingsjaar 2023 en voor één hotel tevens in 2024. Deze overeenkomsten zijn om moverende redenen niet Europees aanbesteed. Wij hebben op 21 november 2023 besloten deze onrechtmatigheid te accepteren (10193428). Op 6 juli 2024 hebben wij besloten om de overeenkomst met één hotel onderhands te verlengen met één jaar tot en met 31 december 2025, met een optie tot verlenging voor 2026 (11167882). Een aanbesteding wordt met inachtneming van humanitaire redenen niet passend geacht. Als gevolg van deze overeenkomsten (inclusief voorgenomen verlenging) zal met een redelijke mate van zekerheid eveneens in 2025 en 2026 de tolerantiegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording worden overschreden. Naast de hotelopvang zijn ook kosten noodzakelijk voor het regelen van beveiliging en locatiemanagement. Deze diensten zijn in 2024 Europees aanbesteed en gegund per 1 juni 2024 respectievelijk 1 juli 2024. Hierdoor kwalificeren slechts de uitgaven in het eerste halfjaar van 2024 als onrechtmatig. Wij hebben op 23 januari 2024 besloten deze te accepteren (10332311).

De totale onrechtmatigheid voor de kosten van hotels, locatiemanagement en beveiliging in 2024 bedraagt € 14.668.760.

Geïnitieerde acties

Door middel van een Europese aanbestedingsprocedure hebben wij inmiddels een opdracht verleend aan een hotel voor de periode van 1 oktober 2024 tot 1 maart 2026 voor minimaal 145 extra opvangplaatsen. Vanaf het begin van de Oekraïnecrisis hebben wij gezocht naar mogelijkheden om ontheemden zoveel mogelijk te huisvesten in (semi)-permanente opvang. In de afgelopen 2,5 jaar is deze vorm van opvang deels gerealiseerd. Het grote aantal ontheemden noopt echter de noodzaak om tevens opvang in hotels te arrangeren.

Drie nieuwe onrechtmatigheden in 2024

Twee nieuwe incidentele onrechtmatigheden in 2024 betreft de onderhandse opdrachtverlening ten behoeve van inhuur van personeel waarbij achteraf in 2024 de drempel voor Europees aanbesteden voor diensten is overschreden. De opdrachten hadden volgens een Europese aanbestedingsprocedure tot stand moeten komen. De opdrachten lopen door tot februari en maart 2025. Voor de voortzetting zijn reeds Europese aanbestedingen ingezet, waarna de oude overeenkomsten en daarmee de onrechtmatigheden ook op korte termijn beëindigd worden. De uitgaven in 2024 kwalificeren als onrechtmatig en bedragen voor de twee inhuuropdrachten tezamen € 280.000.

Een andere nieuwe incidentele onrechtmatigheid betreft de onderhandse opdrachtverlening ten behoeve een project om een simulatietool te ontwikkelen. Het betreft een aanbestedingsplichtige inkoopopdracht aan twee samenwerkende partijen waardoor de overeenkomsten niet los van elkaar kunnen worden gezien. Geconstateerd is dat een onderbouwing ontbreekt voor de veronderstelling dat het hier om een subsidie gaat. Het totaal aan onrechtmatige uitgaven binnen deze overeenkomsten over 2024 bedraagt € 175.440. Mogelijk loopt de opdracht door in 2025 en 2026.

Geïnitieerde acties

Voor de wijze van voortzetting winnen wij advies in van specialisten met betrekking tot inkoop en subsidies. Voorts overwegen wij om een afwegingskader te formaliseren en in de procesgang te borgen als hulpmiddel bij de afweging wat de aard van de opdracht is en of sprake is van een subsidie dan wel een inkoop.

Misbruik & Oneigenlijk gebruik

Onze organisatie kent diverse instrumenten en regelingen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel een uitkering, zorg of onterecht een subsidie te ontvangen wordt als misbruik beschouwd. Het gaat hier alleen over misbruik van derden (inwoners en/of ondernemers). Van oneigenlijk gebruik is sprake als weliswaar in overeenstemming met regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan wordt gehandeld (de 'mazen van de wet').

Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Het gaat hier om preventieve en repressieve maatregelen. Het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voldoende afgedekt in processen. De effectieve werking van de preventieve en repressieve maatregelen is vastgesteld in de uitvoering van de verbijzonderde interne controle.

Hierbij lichten wij de aard en omvang van geconstateerd misbruik in 2024 toe, ongeacht de rapporteringstolerantie € 200.000. Op constatering van misbruik van overheidsgelden volgt te allen tijde terugvordering en, indien mogelijk, maatregelen als boeteoplegging of aangifte.

Zorggelden Jeugdwet en Wmo

Er is misbruik van zorggelden Jeugdwet en Wmo vastgesteld over 2024 voor een totaalbedrag van € 55.615. De oorzaak is gelegen in het niet kunnen onderbouwen van de prestatielevering van zorgfacturen door zorgaanbieders. De bedragen zijn teruggevorderd en de samenwerking met de zorgaanbieders is beëindigd of onderwerp van gesprek. In één geval is aangifte gedaan van valsheid in geschrifte. Voorts investeren wij nader in de keten om misbruik van zorggelden te voorkomen, op te sporen, te onderzoeken en te bestraffen. Wij informeerden de raad hierover per brief op 25 januari 2025 (XS-24082207.483).

Uitkeringen Participatiewet, Bijzondere Bijstand en Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

Er is misbruik van uitkeringen Participatiewet, Bijzondere Bijstand en Tozo vastgesteld over 2024 voor een totaalbedrag van € 130.875. De oorzaak is hoofdzakelijk gelegen in het niet nakomen van de inlichtingenverplichting door uitkeringsontvangers. De bedragen zijn teruggevorderd en boetes zijn opgelegd.