De raad heeft de bestuurlijke kaders voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (2020.0003279) vastgesteld. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zal naar verwachting in 2022 plaatsvinden. Zoals afgesproken wordt het jaar 2021 daarom als pilotjaar gebruikt. Dit betekent dat in deze jaarrekening gerapporteerd wordt over de geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen. Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheids-verantwoording bestaat er een duidelijk relatie met het financiële beheer. Er moet worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotings-onrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap. In overeenstemming met de reguliere controlcyclus zijn Verbijzonderde interne controles (VIC) uitgevoerd over de periode januari tot en met december 2021. Wij rapporteren in de onderstaande paragraaf over fouten en onduidelijkheden boven de rapporteringstolerantie van € 75.000.

Over 2021 is de omvang van de fouten € 1.484.000, er zijn geen onduidelijkheden geconstateerd. De totale omvang van de fouten valt binnen de goedkeuringstolerantie van circa € 5,5 miljoen. Gespecificeerd per proces zijn deze in onderstaande tabel weergegeven:

Er zijn geen niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet financiering decentrale overheden (Fido) en bijbehorende regelingen.

Bevindingen per proces nader toegelicht

Inkoop en aanbestedingen
De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden voor 2021 is € 1.197.000. De totale omvang van de onrechtmatigheid is ongeveer 0,5% van de beïnvloedbare inkopen. De onrechtmatigheden hebben voor € 728.000 betrekking op reeds lopende contracten van voorgaande jaren. In overeenstemming met voorgaande jaren worden de daadwerkelijke kosten in het boekjaar ingevolge deze contracten genomen als onrechtmatigheid gekwalificeerd.

In de periode januari tot en met december 2021 zijn drie nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd voor een totaalbedrag van € 469.000. Twee onrechtmatigheden betreffen inhuurcontracten, waarbij de uitgaven boven de drempel voor Europees aanbesteden uitkomen, terwijl de contracten onderhands zijn aanbesteed. De onrechtmatige inkopen worden als incidenteel gekwalificeerd en zijn niet representatief voor daadwerkelijke naleving van de wet- en regelgeving. De huidige contracten lopen tot en met medio 2022 en worden daarna niet meer verlengd.

Een derde onrechtmatigheid betreft het functioneel en technisch beheer van een softwareapplicatie, waarbij het contract uit voorgaande jaren met de leverancier van dit beheer ook na de maximale verlengopties in 2021 is voortgezet. De totale omvang van de onrechtmatigheid bedraagt € 79.000. Er is sprake van een incidentele fout, die geen invloed heeft op de komende jaren daar deze opdracht in 2021 opnieuw in overeenstemming met de wet- en regelgeving is aanbesteed.

Sociaal Domein - Jeugdwet
De gemeente heeft in het afgelopen jaar een beschikking afgegeven vanuit de zorgplicht van de gemeente. Het betreft een gedegen onderbouwde maatwerkmotivering bij de toepassing van het woonplaatsbeginsel. Daarom achten wij het valide om dit te kwalificeren als een incidenteel geval en niet representatief voor de totale massa.

De geconstateerde onrechtmatigheid ad. € 140.000 heeft geen invloed op het niveau van de interne beheersomgeving omdat de onrechtmatigheid in het primair proces van de 1e lijn is geconstateerd en om moverende reden is geaccepteerd. De beschikking en de verantwoordelijkheid voor de kosten van het betreffende zorgtraject zijn via zorgbemiddeling inmiddels overgenomen door een andere gemeente.

Sociaal Domein - Bijzondere Bijstand PW
Wij constateerden een onrechtmatigheid van € 147.000 inzake de bijzondere bijstand voor de collectieve aanvullende zorgverzekeringspremie voor de minima. In overeenstemming met voorgaande jaren vergoedt gemeente Haarlemmermeer de aanvullende zorgverzekeringspremie via een speciale polis voor uitkeringsontvangers en overige minima. Voorwaarden voor deelname zijn onder andere een minimuminkomen en -vermogen. Uit de interne controle is vastgesteld dat 10% van het verzekerdenbestand niet in aanmerking komt voor deze vergoeding daar niet aantoonbaar aan deze voorwaarden is voldaan.

De organisatie heeft een handmatige controle geïnitieerd waarbij alle begunstigden worden gecontroleerd. Naar verwachting is dit medio 2022 afgerond. De uitkomsten van deze controle zijn het startpunt voor de toekenningen voor komende jaren. Tevens worden in 2022 verbeteringen aangebracht in het proces voor aanvraag van een toekenning. Aanvragen van mogelijke begunstigden worden in de toekomst gecontroleerd met behulp van een geautomatiseerde tool, waardoor de preventieve toetsing van toekenning wordt versterkt. Deze maatregelen moeten eventuele onrechtmatigheden in de toekomst voorkomen.