Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheids-verantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
De rechtmatigheidsverantwoording is conform de wet-en regelgeving van het BBV opgenomen bij de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering moet op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van afspraken met de raad aanvullende informatie worden opgenomen over de financiële rechtmatigheid.

In overeenstemming met de reguliere controlcyclus zijn Verbijzonderde Interne Controle (VIC) uitgevoerd over de periode januari tot en met december 2023. Wij rapporteren hieronder over fouten en onduidelijkheden boven de rapporteringstolerantie van € 200.000.

Samenvattend Beeld

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden bedraagt € 80,5 miljoen. Er zijn geen onduidelijkheden. De geconstateerde onrechtmatigheden betreffen:

Begrotingscriterium

Er is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid van € 66,4 miljoen, omdat formeel overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten of investeringskredieten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld onrechtmatig zijn. De bestendige gedragslijn van onze gemeente is dat deze verschillen die ontstaan zijn in de periode tussen de najaarsrapportage en de jaarrekening gemeld worden in de jaarrekening en daar ook worden toegelicht. Omdat deze bestendige gedragslijn niet is vastgelegd in de Financiële verordening, is hier toch sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid. Dit sluit aan bij de uitleg van de commissie BBV, alhoewel de commissie ook heeft aangegeven dat deze afspraak met de raad op een andere minder formele manier kan worden gemaakt.
Deze uitleg van het begrip begrotingsrechtmatigheid is pas eind 2023 gegeven, waardoor dit niet meer meegenomen kon worden in de actualisatie van de Financiële verordening eind 2023. Bij de eerstvolgende actualisatie van de Financiële verordening zullen we een voorstel doen voor een extra bepaling ter voorkoming van deze formele begrotingsonrechtmatigheid in de toekomst.

Voorwaardencriterium

Gespecificeerd per proces zijn deze onrechtmatigheden in onderstaande tabel weergegeven:

Bevindingen per proces nader toegelicht

Inkoop en aanbestedingen

Bevindingen

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden is € 14,1 miljoen. De onrechtmatigheden betreffen reeds lopende contracten van voorgaande jaren (totale omvang € 570.000). De gemeente Haarlemmermeer neemt in overeenstemming met voorgaande jaren de daadwerkelijke kosten in het boekjaar ingevolge deze contracten als onrechtmatigheid. In 2023 zijn vijf nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd.

Opvang ontheemden uit Oekraïne

De opvang van de ontheemden uit Oekraïne vond ook in 2023 deels plaats in hotels waarmee in 2022 overeenkomsten zijn afgesloten voor het boekjaar 2023 en voor één hotel tevens in 2024. Naast de hotelopvang zijn ook kosten noodzakelijk voor het regelen van ondersteuning en beveiliging. De uitgaven voor de hotelopvang, ondersteuning en beveiliging na 1 april 2023 (afloop periode dwingende spoed) kwalificeren als onrechtmatig, gezien deze dienstverlening om moverende redenen niet is aanbesteed. De totale onrechtmatigheid voor 2023 bedraagt € 12.138.000. Wij hebben op 21 november 2023 besloten deze onrechtmatigheid te accepteren (10193428). Om een continuïteit in de opvang te blijven garanderen zijn diverse contracten voor hotelopvang, beveiliging en begeleiding voor 2024 gecontinueerd. Hierdoor zal met een redelijke mate van zekerheid in 2024 eveneens de tolerantiegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording worden overschreden. Ook voor deze onrechtmatigheid hebben wij op 23 januari 2024 besloten deze te accepteren (10332311).

Geïnitieerde acties

Het uiteindelijke doel is om alle ontheemden uit Oekraïne op te vangen in een semipermanente locatie en dus te stoppen met de hotelopvang. Dit is ingegeven door het feit dat een lang verblijf in een hotel geen gezonde woonomgeving oplevert. In de tussentijd willen wij zo min mogelijk ‘schuiven’ met mensen. Wij maken hierbij permanent een afweging tussen humane gronden en de naleving van vigerende wet- en regelgeving. Voor de contracten aangaande beveiliging en begeleiding is begin 2024 een aanbestedingsprocedure gestart.

Inhuur bij Burgerzaken

We maken voor burgerzakendienstverlening gebruik van externe medewerkers. Deze worden hoofdzakelijk ingezet om zorg te dragen voor complexe registratie van niet Nederlanders. Door onvoorziene omstandigheden zoals de coronapandemie, de komst van ontheemden uit Oekraïne en een overspannen arbeidsmarkt, hebben we meer medewerkers ingehuurd dan oorspronkelijk verondersteld. Hierdoor was sprake van een wezenlijke wijziging van de initiële opdracht. Om moverende redenen hebben wij besloten om de opdracht te continueren tot uiterlijk 31 december 2023.

Geïnitieerde acties

Voor de inhuur van medewerkers voor burgerzakendienstverlening is in 2023 een Europese aanbestedingsprocedure gestart waardoor naar verwachting de onrechtmatigheid voor het boekjaar 2024 is opgelost.

Inhuur bij Human Resource Management (HRM)

Een andere nieuwe onrechtmatigheid in 2023 betreft de opdrachtverlengingen ten behoeve van een inhuurmedewerker bij HRM. De initiële opdracht is in 2020 onderhands gegund met gebruikmaking van een budgetplafond (gelijk aan het drempelbedrag voor Europese aanbesteden). Bedoeld was de betreffende functie met vast personeel in te vullen echter de proceseigenaar geeft aan dat dit mede vanwege de krappe arbeidsmarkt en een kandidaat die zich in een laat stadium alsnog heeft teruggetrokken, niet tijdig is gelukt. Als gevolg hiervan is gebruik gemaakt van verlengopties binnen de opdracht, waardoor de uitgaven binnen de totale opdracht in 2023 alsnog boven de drempel voor Europees aanbesteden uitkomen en de totale uitgaven in 2023 ad. € 167.000 als onrechtmatig kwalificeren. Het contract is per 1 januari 2024 beëindigd waardoor deze onrechtmatigheid niet doorloopt naar de komende jaren.

Lokaal Haarlemmermeers Preventieakkoord

Een nieuwe onrechtmatigheid in 2023 betreft de opdrachtverlening ten behoeve van het Lokaal Haarlemmermeers Preventieakkoord. De initiële opdracht is in 2021 onderhands gegund gezien er bij de raming van de uitgaven op het startformulier was uitgegaan dat deze uitgaven de drempel voor Europees aanbesteden niet zouden overschrijden. Gezien de geraamde opdrachtwaarde had de opdracht meervoudig onderhand gegund moeten worden. Hiervan is afgeweken en er is besloten de opdracht enkelvoudig onderhands te gunnen. In 2023 is er echter een aanvullende opdracht verstrekt, waardoor de uitgaven binnen de totale opdracht in 2023 alsnog boven de Europese drempel uitkomen en de totale uitgaven in 2023 ad. € 80.000 als onrechtmatig kwalificeren. Inmiddels is de opdracht voor deze fase afgerond waardoor deze onrechtmatigheid niet doorloopt in komende jaren.

Opvang overige vluchtelingen

Een nieuwe onrechtmatigheid in 2023 betreft de opdrachtverlening ten behoeve van crisisnoodopvang van een groep overige vluchtelingen (niet zijnde Oekraïners), asielzoekers en statushouders. Wij worden sinds 2022 door het COA gevraagd om te helpen bij deze opvang gezien de omvang ervan de mogelijkheden van het COA overstijgt. Wij hebben deze crisisnoodopvang in hotels kunnen voorzien waarna onderhandse opdrachten zijn verstrekt. De uitgaven binnen de totale opdracht komen in 2023 boven de Europese drempel uit en daarmee als onrechtmatig. In het kader van het evacuatieprotocol dienen wij op korte termijn mogelijk anderen met een dubbele nationaliteit op te vangen. Mogelijk loopt de onrechtmatigheid als gevolg daarvan door in 2024.