De gemeentearchivaris van Haarlemmermeer, aangesloten bij het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de gemeente. De Archiefverordening 2019 bepaalt dat de archivaris éénmaal per jaar verslag doet aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht en het college tenminste éénmaal per jaar verslag doet aan de gemeenteraad. Het college voldoet middels deze paragraaf aan de verplichting. De verslagen van de archivaris met betrekking tot het toezicht op nog niet overgebrachte (via het Historisch Archief openbaar gemaakte) informatie en het beheer van de archiefbewaarplaatsen zijn opvraagbaar.

Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland hebben vanuit het interbestuurlijk toezicht het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Haarlemmermeer over het jaar 2022 (met een doorkijk naar 2023) beoordeeld als ‘enige verbetering noodzakelijk’ (geel). Hiermee zijn we van oranje (‘veel verbetering noodzakelijk’) naar geel gestegen. Er is de afgelopen verslagperiode bij de gemeente Haarlemmermeer hard gewerkt om de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer te verbeteren, een stap hierin was de verhuizing van het archief vanuit het gemeentehuis in Hoofddorp naar de depots van het Noord-Hollands Archief. Er is de implementatie van een nieuw zaaksysteem geweest en er is voor het archief van de Burgerlijke Stand in het tijdelijke gemeentehuis een archiefruimte gecreëerd die grotendeels voldoet aan de eisen voor een archiefruimte.

Een goede informatiehuishouding is de basis voor verantwoording: de erkenning van de verantwoordelijkheid voor beleid, besluiten, producten, acties en transacties, en de verplichting om te rapporteren en verantwoording af te leggen voor de daaruit voortvloeiende gevolgen. Eventuele gebreken in naleving van wet- en regelgeving en verantwoording worden in de verslagen van de gemeentearchivaris uitgedrukt in geconstateerde risico's, waarbij aandachtspunten voor het komende jaar worden aangedragen.

De belangrijkste ontwikkelingen in 2023

De verhuizing van het analoge te bewaren archief vanuit het gemeentehuis te Hoofddorp naar de depots van het Noord-Hollands Archief (NHA) te Haarlem. Het overgrote deel is tijdens deze verslagperiode goedgekeurd en formeel overgebracht, een drietal blokken is nog in bewerking en behoeft nog wat werkzaamheden. Voor het archief van de Burgerlijke Stand is in het tijdelijke gemeentehuis een archiefruimte gecreëerd in de parkeergarage die grotendeels voldoet aan de eisen voor een archiefruimte. Er is een ontheffing aangevraagd bij de provincie.

In 2023 is het nieuwe zaak- en archiefsysteem Djuma ingericht en geïmplementeerd. Alleen twee afdelingen in het Sociaal Domein werken nog niet met het nieuwe informatiesysteem. Zij zullen in 2024 aansluiten.

De gemeente werkt met beheersplannen voor de diverse organisatie-onderdelen. Wanneer deze op een goede manier worden ingebed in de organisatie zouden ze een basis kunnen zijn voor een kwaliteitssysteem. Afgelopen jaar heeft een doorontwikkeling van de informatiebeheersplannen plaatsgevonden. Hiervoor is een nieuw format opgesteld.

De belangrijkste aandachtspunten voor 2024

Zorgdragen dat vernietiging en opslag uit vakapplicaties volgens de juiste procedure plaatsvindt. Monitoren van de nieuwe archiefruimte voor burgerzaken en aanvragen van vrijstelling bij de provincie voor de installatie met wateraansluiting in de ruimte. Het in gebruik nemen van het nieuwe format van de informatiebeheersplannen, zodat zij dienen voor een integraal kwaliteitssysteem.