In het vervolgonderzoek maatschappelijk vastgoed van de Rekenkamercommissie (RKC)
(2019.0029408), dat in juni 2019 met de raad besproken is zijn twee aanbevelingen gedaan:

1. verbeter het inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de vastgoedportefeuille;

2. kom met een plan van aanpak om het vastgoedmanagement te professionaliseren.

In het plan van aanpak (X.2019.13925) dat naar aanleiding hiervan is geschreven is een aantal stappen genoemd dat moet leiden tot een doelmatige en doeltreffende vastgoedportefeuille en verdere professionalisering van het vastgoedmanagement. Hieronder (Tabel 102) beschrijven wij per stap de status. Indien een stap gereed of doorlopend is, komt deze niet meer terug in een volgend overzicht.

I Betrouwbare vastgoedadministratie

De afgelopen jaren is gewerkt aan de verbetering van de gemeentelijke vastgoedadministratie. De belangrijkste data met betrekking tot de objectkenmerken, contractanten, vastgoedexploitatie en overeenkomsten zijn geverifieerd, aangevuld en waar nodig aangepast. Er zijn energielabels en maatwerkadviezen opgesteld voor nagenoeg alle objecten. Hiermee is de vastgoedadministratie voor gedegen vastgoedbeheer op orde. Het blijven verbeteren, actueel, juist en volledig houden heeft doorlopend de aandacht.

II Beleidskader Vastgoed

In 2021 is gestart met het opstellen van beleidskader Vastgoed, dat in 2022 aan de raad wordt aangeboden. Het beleidskader Vastgoed bevat integraal beleid met betrekking tot (kostprijsdekkende) huur en verhuur, aan- en verkoop, onderhoud, duurzaamheid en toegankelijkheid van de accommodaties. Bestaand beleid wordt ingevoegd en indien nodig geactualiseerd. Nieuw beleid wordt ontwikkeld en toegevoegd.

III Meerjarenperspectief Vastgoed

Aansluitend bij de eerste aanbeveling van het RKC onderzoek om het inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de vastgoedportefeuille te verbeteren is in 2021 gewerkt aan de eerste editie van het Meerjarenperspectief vastgoed (MPV). Begin 2022 is het MPV verschenen. In het MPV wordt een uitgebreide verantwoording over het gevoerde vastgoedbeleid afgelegd en brengt de financiële gevolgen van het beheer (eigenaarsdeel) van de vastgoedportefeuille in beeld.

IV en V Voldoende kennis & Open Cultuur

Voor een goede uitvoering van de vastgoedtaken vindt een continue verbetering van de vastgoedorganisatie plaats. Dit is een doorlopend traject waar in 2021 een aantal stappen zijn gemaakt en waar we de komende jaren verder mee zullen gaan. Zo hebben we een aantal nieuwe en ervaren collega’s mogen verwelkomen en zijn we gestart met het optimaliseren van onze werkprocessen. Deze optimalisatie wordt in 2022 afgerond.

VI AO/IC- en hoofdprocessen geborgd
De interne controle (IC) processen zijn ingericht en geborgd. Dit is gereed. Een deel van de hoofdprocessen is uitgewerkt en geborgd en met een deel is een start gemaakt. Dit wordt in 2022 afgerond. Het zal een continu proces zijn.

Integraal Accommodatieplan
Het Integraal Accommodatieplan (IAP) is een werkwijze om de vraag naar maatschappelijke voorzieningen en het aanbod in een bepaalde wijk of gebied te analyseren. Gebiedsontwikkelingen, verduurzamingsopgaven en andere relevante ontwikkelingen worden meegenomen in de analyse en betrokken bij de oplossing. Conform het vastgestelde Beoordelingskader Maatschappelijke Voorzieningen IAP (2021.0000253) worden de wijkanalyses uitgevoerd op basis van beleidsmatige, vastgoed technische en ruimtelijke richtlijnen. De eerste twee wijkanalyses in het kader van IAP zijn afgerond. Eind 2021 zijn de uitkomsten van de wijkanalyses, en een eerste evaluatie van de werkwijze, gedeeld met de raad (X.2021.06836).

Reserve Maatschappelijke voorzieningen

Met de vaststelling van het Beoordelingskader Maatschappelijke Voorzieningen IAP is een nieuwe reserve, Maatschappelijke voorzieningen, ingesteld. In deze reserve wordt jaarlijks 50% van het verkoopresultaat (verkoopopbrengst na aftrek van kosten) van gemeentelijk vastgoed gestort. Het doel van deze reserve is het dekken van vervangingen of investeringen in bestaand gemeentelijk maatschappelijk vastgoed. Onttrekkingen uit deze reserve zijn alleen bedoeld voor dekking van investeringen in bijvoorbeeld duurzaamheid en/of toegankelijkheid van gemeentelijk vastgoed met een maatschappelijke functie of voor dekking van vervangingsinvesteringen voor gemeentelijk vastgoed met een maatschappelijke functie.

De stand van de reserve wordt weergegeven in Tabel 103 is gemaximeerd tot € 4 miljoen. De stand per 31 december 2021 is € 284.000.

Meerjarenonderhoudsplanningen
In het najaar van 2021 is aangevangen met het actualiseren van de meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) van de vastgoedportefeuille. In het najaar van 2021 is aangevangen met het actualiseren van de meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) van de vastgoedportefeuille. In het eerste kwartaal van 2022 is deze actualisatie afgerond. Het geeft een actueel beeld van de momenten waarop onderhoud nodig is, welke kosten dit met zich meebrengt en het bedrag dat jaarlijks moet worden gestort in de onderhoudsegalisatievoorziening gebouwen. De jaarlijkse storting in de onderhoudsegalisatievoorziening is tekort gebleken. Er is voor 2021 gekozen de bestaande dotatie niet aan te passen. De gevolgen die dit heeft voor de jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening vanaf 2022 moet nog worden aangepast. In het tweede kwartaal van 2022 wordt de wijziging van de dotatie ter vaststelling voorgelegd aan de raad.

Verduurzaming vastgoedportefeuille
Voor nagenoeg alle panden in de kernportefeuille zijn in 2021 definitieve energielabels afgegeven en voor een deel van de panden zijn maatwerkadviezen opgesteld. Begin 2022 worden de resterende maatwerkadviezen opgesteld en hiermee is een eerste indruk verkregen in de mogelijke verduurzamingsaanpassingen aan de vastgoedportefeuille, het effect van de aanpassing op de CO₂-reductie, de kosten en de terugverdientijd. De Haarlemmermeerse Routekaart Verduurzaming verschijnt eind 2022 en geeft inzicht in, en richting aan de verduurzamingsopgave van de vastgoedportefeuille. De routekaart bevat een investeringsraming voor de kosten van het verduurzamen van de totale portefeuille en daarnaast een concreet plan voor de eerste vier jaar. We stemmen bij het opstellen af op de sectorale routekaart maatschappelijk vastgoed van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten met daarin richtlijnen hoe de landelijke ambitie van CO₂-arm maatschappelijk vastgoed voor 2050 gerealiseerd kan worden.