De gemeentearchivaris heeft voor de gemeente Haarlemmermeer een verklaring 2019 opgesteld met als oordeel dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voldoende compliant is aan archiefwet- en regelgeving. Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland hebben vanuit het interbestuurlijk toezicht het informatie- en archiefbeheer van de gemeenten Haarlemmermeer en Haarlemmerliede en Spaarnwoude over maart 2018/februari 2019 beoordeeld als ‘redelijk adequaat’: er is te weinig vooruitgang geboekt ten aanzien van de back-up, restore en uitwijkvoorzieningen en de overbrenging van archieven ouder dan 20 jaar naar de archiefbewaarplaats om de beoordeling ‘adequaat’ te handhaven.

De gemeentearchivaris van Haarlemmermeer, de directeur van het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de gemeente. De Archiefverordening 2019 bepaalt dat de archivaris één maal per jaar verslag doet aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht en het college tenminste één maal per jaar verslag doet aan de gemeenteraad. Het college voldoet middels deze paragraaf aan de verplichting. De verslagen van de archivaris met betrekking tot het toezicht op nog niet overgebrachte (via het Historisch Archief openbaar gemaakte) informatie en het beheer van de archiefbewaarplaatsen zijn opvraagbaar.

Een goede informatiehuishouding is de basis voor accountability: De erkenning van de verantwoordelijkheid voor beleid, besluiten, producten, acties en transacties, en de verplichting om te rapporteren en verantwoording af te leggen voor de daaruit voortvloeiende gevolgen. Eventuele gebreken in compliance en accountability worden in de verslagen van de gemeentearchivaris uitgedrukt in geconstateerde risico's, waarbij aandachtpunten voor het komende jaar worden aangedragen.

De belangrijkste ontwikkelingen in 2019

• In verband met de bestuurlijke fusie met ingang van 1 januari 2019 valt alle informatie opgemaakt of ontvangen door de voormalige gemeenten Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Haarlemmermeer per die datum onder de verantwoordelijkheid van de nieuwe gemeente Haarlemmermeer. Ook is er vanaf 2019 sprake van een eigen archief van de nieuwe gemeente Haarlemmermeer.
• Voor de nieuwe gemeente Haarlemmermeer zijn de Archiefverordening 2019, het Beheerbesluit informatiebeheer 2019 en het Besluit vervanging 2019 vastgesteld.
• Er is veel tijd en energie gestoken in het inlopen van de achterstanden in overbrenging van papieren archief van de voormalige gemeente Haarlemmermeer.
• In 2019 is de mogelijkheid om het Historisch Archief van Haarlemmermeer onder te brengen in de depots van het Noord-Hollands Archief verder onderzocht. De gemeenteraad heeft hier vervolgens positief over besloten genomen.
• Door de ingebruikname van het twin-datacenter is het langlopende actiepunt ‘het goed regelen van de back-up, restore en uitwijkvoorziening’ een stap dichter bij realisatie.
• Met instemming van de gemeentearchivaris is het vervangingsbesluit geëffectueerd.

De belangrijkste aandachtspunten voor 2020

• Zorg voor geactualiseerd beleid met betrekking tot conversie, migratie en vernietiging van informatie en de te stellen eisen aan informatiesystemen voor digitaal informatiebeheer (waaronder vooral ook de mogelijkheden tot vernietiging).
• Er is een twin-datacenter in gebruik genomen, wat een grote stap richting het realiseren van het actiepunt ‘het goed regelen van de back-up, restore en uitwijkvoorziening’, echter is dit nog onvoldoende. Om de werking te borgen moeten de kaders in beleid en procedures worden opgenomen en vastgesteld.
• Onderzoek of er voldoende maatregelen aangaande informatie- en archiefbeheer zijn getroffen voor de verbonden partijen waar Haarlemmerliede en Spaarnwoude tot 2019 aan verbonden was, voor zover dit nog niet voldoende duidelijk is.
• Zorg voor goed informatie- en archiefbeheer in (vak)applicaties en platformen, stimuleer het gebruik van deze systemen voor opslag van archiefwaardige informatie en ontmoedig het gebruik van netwerkschijven en Sharepoint voor langdurige opslag.
• Rond de resterende overbrengingen van archieven uit de periode 1990-2006 (Haarlemmermeer) af en bereid de overbrenging van archieven uit de periode 2006-2018 (Haarlemmermeer) en 1990-2018 (Haarlemmerliede en Spaarnwoude) voor.
• Zorg ervoor dat de bestaande (digitale) vernietigingsachterstanden (2017-2019) ingelopen worden.