De gemeentearchivaris van Haarlemmermeer, de directeur van het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de gemeente. De Archiefverordening 2019 bepaalt dat de archivaris één maal per jaar verslag doet aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht en het college tenminste één maal per jaar verslag doet aan de gemeenteraad. Het college voldoet middels deze paragraaf aan de verplichting. De verslagen van de archivaris met betrekking tot het toezicht op nog niet overgebrachte (via het Historisch Archief openbaar gemaakte) informatie en het beheer van de archiefbewaarplaatsen zijn opvraagbaar.

Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland hebben vanuit het interbestuurlijk toezicht het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Haarlemmermeer over januari 2022/oktober 2022 opnieuw beoordeeld als ‘gedeeltelijk compliant’: Er is de afgelopen verslagperiode bij de gemeente Haarlemmermeer hard gewerkt om de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer te verbeteren, een stap hierin was de verhuizing van het archief vanuit het gemeentehuis in Hoofddorp naar de depots van het Noord-Hollands Archief. Een vijftal blokken is nog in bewerking en behoeft nog wat werkzaamheden; dit wordt uitgevoerd op de locatie van het NHA. Er is een aanbesteding geweest voor een nieuw zaaksysteem en er is voor het archief van de Burgerlijke Stand in het tijdelijke gemeentehuis een archiefruimte gecreëerd die grotendeels voldoet aan de eisen voor een archiefruimte.

De gemeentearchivaris van Haarlemmermeer, de directeur van het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de gemeente. De Archiefverordening 2019 bepaalt dat de archivaris één maal per jaar verslag doet aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht en het college tenminste één maal per jaar verslag doet aan de gemeenteraad. Het college voldoet middels deze paragraaf aan de verplichting. De verslagen van de archivaris met betrekking tot het toezicht op nog niet overgebrachte (via het Historisch Archief openbaar gemaakte) informatie en het beheer van de archiefbewaarplaatsen zijn opvraagbaar.

Een goede informatiehuishouding is de basis voor verantwoording: de erkenning van de verantwoordelijkheid voor beleid, besluiten, producten, acties en transacties, en de verplichting om te rapporteren en verantwoording af te leggen voor de daaruit voortvloeiende gevolgen. Eventuele gebreken in naleving van wet- en regelgeving en verantwoording worden in de verslagen van de gemeentearchivaris uitgedrukt in geconstateerde risico's, waarbij aandachtspunten voor het komende jaar worden aangedragen.

De belangrijkste ontwikkelingen in 2022

De verhuizing van het analoge te bewaren archief vanuit het gemeentehuis te Hoofddorp naar de depots van het Noord-Hollands Archief (NHA) te Haarlem. Het overgrote deel is tijdens deze verslagperiode goedgekeurd en formeel overgebracht, een vijftal blokken is nog in bewerking en behoeft nog wat werkzaamheden; dit wordt uitgevoerd op de locatie van het NHA.

Voor het archief van de Burgerlijke Stand is in het tijdelijke gemeentehuis een archiefruimte gecreëerd in de parkeergarage die grotendeels voldoet aan de eisen voor een archiefruimte. Er moet nog wel een ontheffing worden aangevraagd bij de provincie.

Afgelopen jaar is er een aanbesteding voor een nieuw zaak- en archiefsysteem geweest en het pakket Djuma is uitgekozen. Er is gestart met het inrichten.

De gemeente werkt met beheersplannen voor de diverse afdelingen. Wanneer deze op een goede manier worden ingebed in de organisatie zouden ze een basis kunnen zijn voor een kwaliteitssysteem.

De belangrijkste aandachtspunten voor 2023

Zorgdragen dat vernietiging en opslag uit vakapplicaties volgens de juiste procedure plaatsvindt. Monitoren van de nieuwe archiefruimte voor burgerzaken en aanvragen van vrijstelling bij de provincie voor de installatie met wateraansluiting in de ruimte. Het verder doorontwikkelen van de informatiebeheersplannen, zodat zij dienen voor een integraal kwaliteitssysteem.