Haarlemmermeer realiseert haar doelen met aanvaardbare overhead.

Overhead is van belang om de beleidsdoelen van Haarlemmermeer op een adequate en efficiënte manier te realiseren. In het BBV is bepaald dat gemeenten de uitgaven aan overhead in een apart overzicht moeten tonen. Ook is in het BBV is bepaald welke uitgaven hieronder vallen. Het uitgangspunt hiervan is om de vergelijkbaarheid met andere gemeenten te vergroten. Het gevolg is dat in de programma’s alleen baten en lasten worden opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces.

Het overzicht overhead is onderverdeeld in vijf delen. Voor elk onderdeel is hieronder een verschillenanalyse opgenomen. Verder is voor de wettelijk voorgeschreven BBV-kengetallen een tabel opgenomen met de beschikbare vergelijkende cijfers 2020 en 2021 van drie gemeenten. Overhead bestaat conform het BBV in elk geval uit:

• Leidinggevenden primair proces (hiërarchisch).

• Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie.

• P&O / HRM.

• Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement).

• Interne en externe communicatie met uitzondering van klantcommunicatie (KCC )

• Juridische zaken.

• Bestuurszaken en bestuursondersteuning.

• Informatievoorziening en automatisering (ICT).

• Facilitaire zaken en Huisvesting. Dit is inclusief receptie, beveiliging en catering en gebouwenbeheerders.

• DIV. Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.

• Managementondersteuning primair proces.

De definitie voor overhead die is vastgesteld door de commissie BBV leidt tot een nieuwe discussie over de kosten van de gemeente brede bedrijfsvoering en de toerekening hiervan. Omdat iedere gemeente anders is georganiseerd is het niet eenvoudig om de overhead met andere gemeenten te vergelijken. Gemeente Haarlemmermeer is een regiegemeente wat zich uit in relatief weinig fte per inwoner, omdat veel uitvoerende taken niet door de gemeente zelf worden uitgevoerd. Er zijn ook gemeenten die de bedrijfsvoering in een gemeenschappelijke regeling laten uitvoeren, die hebben nog minder fte per inwoner. Minder taken in eigen regie uitvoeren leidt tot relatief meer overhead.

Deze diverse manieren van organiseren maakt een discussie over de overhead complex. We hebben in 2021 benchmarks uitgevoerd met andere gemeenten. Een voorbeeld hiervan is de benchmark van Vensters voor Bedrijfsvoering welke diverse aspecten van de bedrijfsvoering belicht. Door verdiepende vervolgonderzoeken vergelijken we onze bedrijfsvoering op een meer kwalitatief niveau en leggen wij de relatie met onze ambities. Vanuit deze benchmark wordt dieper onderzocht waar de leerpunten voor onze organisatie liggen.

Onderstaande tabel geeft een aantal kengetallen weer in relatie tot de overhead:

De hiervoor genoemde kengetallen moeten door alle gemeenten in hun programmabegroting en jaarstukken opgenomen worden. Hierdoor is het mogelijk een vergelijking met andere gemeenten te maken. Voor de Jaarstukken 2020 en Programmabegroting 2021-2024 is het beeld als volgt:

Kengetal Externe inhuur: in de primaire begroting wordt het op dat moment begrote bedrag voor inhuur afgezet tegen de totale begrote bedragen voor loon- en inhuurkosten. In de loop van het jaar worden via Planning & Control producten regelmatig budgetten voor inhuur toegevoegd. Ook worden vacatures die niet meteen vervuld kunnen worden vaak ingevuld via inhuur. Minder vast betekent dan meer inhuur, wat relatief gezien bij de jaarstukken een hoger inhuurpercentage met zich meebrengt.