De gemeentearchivaris van Haarlemmermeer, aangesloten bij het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de gemeente. De Archiefverordening 2019 bepaalt dat de archivaris éénmaal per jaar verslag doet aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht en het college tenminste éénmaal per jaar verslag doet aan de gemeenteraad. Wij voldoen middels deze paragraaf aan de verplichting. De verslagen van de archivaris met betrekking tot het toezicht op nog niet overgebrachte (via het Historisch Archief openbaar gemaakte) informatie en het beheer van de archiefbewaarplaatsen zijn opvraagbaar.

De gemeentearchivaris doet jaarlijks een archiefinspectie. Eventuele gebreken in naleving van wet- en regelgeving en verantwoording worden in de verslagen van de gemeentearchivaris uitgedrukt in geconstateerde risico's, waarbij aandachtspunten voor het komende jaar worden aangedragen.

In deze verslagperiode hebben we ons gericht op de decentraal uitgevoerde vernietiging van informatie uit de systemen.

De belangrijkste ontwikkelingen in 2025

De hoeveelheid informatie die wij verwerken neemt in dit informatietijdperk alleen maar toe. Daarom is onze aandacht gegaan naar het opschonen van informatie en het inrichten van een algemene vernietigingsprocedure voor de opslag van informatie. Om informatie betrouwbaar en vindbaar te houden, is het opschonen van informatiesystemen belangrijk. Veel aandacht is ook gegaan naar moderne opslagplaatsen die de samenwerking bevorderen. Hiermee verminderen we de hoeveelheid kopieën die in de organisatie in omloop zijn. Digitaal werken betekent namelijk ook gezamenlijk aan dezelfde documenten te werken. Hierdoor is enkelvoudige opslag mogelijk.

Bij de archivering van te bewaren informatie zijn we bezig met het proces van overbrenging van digitale informatie naar het e-depot van het Noord-Hollands Archief. Om de uitvoering straks makkelijk te laten verlopen, wordt er nu gezamenlijk met het Noord-Hollands Archief aan de randvoorwaarden voor overbrenging gewerkt.