De gemeentearchivaris van Haarlemmermeer, aangesloten bij het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de gemeente. De Archiefverordening 2019 bepaalt dat de archivaris éénmaal per jaar verslag doet aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht en het college tenminste éénmaal per jaar verslag doet aan de gemeenteraad. Wij voldoen middels deze paragraaf aan de verplichting. De verslagen van de archivaris met betrekking tot het toezicht op nog niet overgebrachte (via het Historisch Archief openbaar gemaakte) informatie en het beheer van de archiefbewaarplaatsen zijn opvraagbaar.

De gemeentearchivaris doet jaarlijks een archiefinspectie. Eventuele gebreken in naleving van wet- en regelgeving en verantwoording worden in de verslagen van de gemeentearchivaris uitgedrukt in geconstateerde risico's, waarbij aandachtspunten voor het komende jaar worden aangedragen. In deze verslagperiode hebben we verdere maatregelen genomen om het risico op informatieverlies van het analoge archief dat in de tijdelijke ruimte ligt te mitigeren. De tijdelijke archiefruimte is nagekeken op eventuele lekkages en de luchtvochtigheidsensoren zijn gecheckt.

De belangrijkste ontwikkelingen in 2024

Het nieuwe zaak- en archiefsysteem Djuma is in 2024 verder ingericht en wordt nu in de hele organisatie gebruikt. Dit systeem stelt ons nog beter in staat om onze informatie volledig, betrouwbaar en vindbaar te maken. Verder is er in het afgelopen jaar veel voorbereidend werk verzet om in 2025 de vernietiging en opslag uit systemen waar ook informatie wordt opgeslagen volgens de juiste procedure te laten plaatsvinden. Ook is er in 2024 gestart met een nauwere samenwerking in de zogenaamde informatiebeheer driehoek van privacy, informatiebeveiliging en informatiebeheer.

We werken met beheersplannen voor alle afdelingen. Wanneer deze op een goede manier worden ingebed in de organisatie zouden ze een basis kunnen zijn voor een kwaliteitssysteem. Afgelopen jaar is de doorontwikkeling van de informatiebeheersplannen voortgezet en is het nieuwe format in de organisatie geïntroduceerd. Dit format stelt ons beter in staat om de staat van de informatiehuishouding per afdeling te beoordelen. In deze verslagperiode is er voor het eerst digitaal archief overgebracht naar het e-depot van het Noord-Hollands Archief. Het betreft hier de audiotulen van de voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude. Dit was een bijzonder traject waarbij veel kennis is opgedaan voor toekomstige digitale overbrengingen.