Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland hebben vanuit het interbestuurlijk toezicht het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Haarlemmermeer over maart 2020/april 2021 opnieuw beoordeeld als ‘redelijk adequaat’: er is te weinig vooruitgang geboekt ten aanzien van de back-up- en herstelvoorzieningen in het datacenter en er is nog altijd een kleine achterstand in de vernietiging van archiefbescheiden. Gedeputeerde Staten hebben verzocht om over de voortgang van de back-up- en herstelvoorzieningen geïnformeerd te worden. Dit is in juni en november 2021 gedaan. De back-up- en herstelvoorzieningen van het datacenter zijn nu in voldoende mate ingericht en ingebed in de organisatie.

De gemeentearchivaris van Haarlemmermeer, de directeur van het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de gemeente. De Archiefverordening 2019 bepaalt dat de archivaris één maal per jaar verslag doet aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht en het college tenminste één maal per jaar verslag doet aan de gemeenteraad. Het college voldoet middels deze paragraaf aan de verplichting. De verslagen van de archivaris met betrekking tot het toezicht op nog niet overgebrachte (via het Historisch Archief openbaar gemaakte) informatie en het beheer van de archiefbewaarplaatsen zijn opvraagbaar.

Een goede informatiehuishouding is de basis voor verantwoording: de erkenning van de verantwoordelijkheid voor beleid, besluiten, producten, acties en transacties, en de verplichting om te rapporteren en verantwoording af te leggen voor de daaruit voortvloeiende gevolgen. Eventuele gebreken in naleving van wet- en regelgeving en verantwoording worden in de verslagen van de gemeentearchivaris uitgedrukt in geconstateerde risico's, waarbij aandachtpunten voor het komende jaar worden aangedragen.

De belangrijkste ontwikkelingen in 2021

• De analoge (papieren) archieven zijn, in verband met de tijdelijke huisvesting en nieuwbouw raadhuis, verplaatst naar de depots van het Noord-Hollands Archief (te bewaren archieven) en een commerciële aanbieder van archiefruimte (op termijn te vernietigen archieven).

• Het bewerken en inventariseren van de achterstand van 1,2 strekkende kilometer archiefmateriaal is nagenoeg gereed en juridisch overgebracht naar het Noord-Hollands Archief.

• De achterstand in de analoge vernietiging (vernietiging van papieren archieven) is ingelopen.

• Het inrichten, technisch en organisatorisch, van back-up en herstel op het datacenter is afgerond en gaat nu de fase van monitoring en verbetering in.

De belangrijkste aandachtspunten voor 2022

• Blijf aandacht besteden aan de verplichte vernietiging van informatie in vakapplicaties en voor de te stellen eisen aan informatiesystemen voor digitaal informatiebeheer (waaronder vooral ook de mogelijkheden tot vernietiging).

• Tref voldoende maatregelen aangaande het informatie- en archiefbeheer bij de verbonden partijen, Paswerk en GBKZ, van de voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude.

• Blijf inzetten op het minimaliseren van archiefwaardige informatie buiten de formele systemen, zoals de opslag op netwerkschijven of SharePoint.

• Stel een beheerplan op voor de archiefruimte in de tijdelijke huisvesting waar de stukken van de Burgerlijke Stand worden ondergebracht met vooral aandacht voor de klimatologische condities.

• Blijf werken aan de duurzame borging van (digitale) informatie en gebruik hierbij instrumenten als metadataschema's en een integraal kwaliteitssysteem.