Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland hebben vanuit het interbestuurlijk toezicht het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Haarlemmermeer over februari 2019/maart 2020 beoordeeld als ‘redelijk adequaat’: er is te weinig vooruitgang geboekt ten aanzien van de back-up en herstel en de overbrenging van archieven ouder dan 20 jaar naar de archiefbewaarplaats om de beoordeling ‘adequaat’ te handhaven.

De gemeentearchivaris van Haarlemmermeer, de directeur van het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de gemeente. De Archiefverordening 2019 bepaalt dat de archivaris één maal per jaar verslag doet aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht en het college tenminste één maal per jaar verslag doet aan de gemeenteraad. Het college voldoet middels deze paragraaf aan de verplichting. De verslagen van de archivaris met betrekking tot het toezicht op nog niet overgebrachte (via het Historisch Archief openbaar gemaakte) informatie en het beheer van de archiefbewaarplaatsen zijn opvraagbaar.

Een goede informatiehuishouding is de basis voor verantwoording: de erkenning van de verantwoordelijkheid voor beleid, besluiten, producten, acties en transacties, en de verplichting om te rapporteren en verantwoording af te leggen voor de daaruit voortvloeiende gevolgen. Eventuele gebreken in naleving van wet- en regelgeving en verantwoording worden in de verslagen van de gemeentearchivaris uitgedrukt in geconstateerde risico's, waarbij aandachtpunten voor het komende jaar worden aangedragen.

De belangrijkste ontwikkelingen in 2020

• Er is veel tijd en energie gestoken in het inlopen van de achterstanden in overbrenging van het papieren archief van de voormalige gemeente Haarlemmermeer.
• Door de ingebruikname van het tweede datacenter is het langlopende actiepunt ‘het goed regelen van de back-up, restore en uitwijkvoorziening’ een stap dichter bij realisatie.
• Er is een start gemaakt met het verhuizen van het Historisch Archief vanuit het Raadhuis in Hoofddorp naar de depots van het Noord-Hollands Archief in Haarlem.

De belangrijkste aandachtspunten voor 2021

• Zorg voor geactualiseerd beleid met betrekking tot conversie, migratie en vernietiging van informatie en de te stellen eisen aan informatiesystemen voor digitaal informatiebeheer (waaronder vooral ook de mogelijkheden tot vernietiging).
• Er is een tweede datacenter in gebruik genomen, wat een grote stap richting het realiseren van het actiepunt ‘het goed regelen van de back-up, restore en uitwijkvoorziening’, echter is dit nog onvoldoende. Om de werking te borgen moeten de kaders in beleid en (test)procedures worden opgenomen en vastgesteld.
• Tref voldoende maatregelen aangaande informatie- en archiefbeheer voor een aantal verbonden partijen, Paswerk en gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (GBKZ), van de voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude.
• Rond de resterende overbrengingen van archieven uit de periode 1990-2006 (Haarlemmermeer) af en bereid de overbrenging van archieven uit de periode 2006-2018 (Haarlemmermeer) en 1990-2018 (Haarlemmerliede en Spaarnwoude) voor.
• Zorg ervoor dat de bestaande (digitale) vernietigingsachterstanden (2019-2020) ingelopen worden.